«Адванта» позволяет выстроить сквозной процесс управления проектами капремонта

О компании

В связи с нововведениями в федеральном законодательстве, в 2013 году в Тверской области был создан региональный оператор — Фонд капитального ремонта многоквартирных домов Тверской области.

Целью деятельности Фонда является обеспечение организации и своевременного проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах на территории Тверской области за счет взносов собственников помещений в таких домах, бюджетных средств и иных источников финансирования.

Размер штата компании составляет 50 человек, в среднем в год реализуется около 300 проектов длительностью от 6 месяцев до 2-х лет с привлечением порядка 70 подрядных и проектных организаций. Работы выполняются более чем в 100 муниципальных образованиях Тверской области.

Цель

• Сократить срывы сроков проектов капитального ремонта за счет выстраивания прозрачной системы информирования о состоянии ремонтных работ по договорам с подрядчиками

Задачи

• — Выстроить сквозной процесс управления проектами капитального ремонта с закреплением персональной ответственности за результаты
• — Обеспечить формирование актуальной отчетной информации по результатам работы организации в различных разрезах
• — Стабилизировать сроки выполнения проектов, выровнять нагрузку на исполнителей, контролировать сроки выполнения работ подрядчиками
• — Обеспечить контроль освоения денежных средств по каждому дому
• — Создать централизованное хранилище информации в электронном виде, обеспечить формирование актуальной отчетной информации в различных разрезах

• 
•  © www.advanta-group.ru

Сергей Бойков, генеральный директор Фонда капитального ремонта многоквартирных домов Тверской области: «Наша компания начала сотрудничество с „Адванта Консалтинг“ в январе 2016 года. За 9 месяцев совместной работы разработана эффективная информационная система управления, которая помогает быстрее и качественнее выполнять проекты капитального ремонта и автоматизировать производственные процессы. Система позволяет одновременно контролировать выполнение работ на более 1000 объектах, организован электронный документооборот, благодаря чему нарушения сроков ответов на обращения сократились на 90%. Автоматизация производственных процессов помогла снизить просрочки по выполнению регламентных процедур на 50%. За счет эффективного информационного обмена между сотрудниками Фонда и смежными организациями устраняются потери и освобождаются ресурсы для улучшения работы».

Результаты проекта

— Автоматизированы процессы управления двумя типами проектов: проекты капремонта и внутренние организационные проекты.

— Создана единая база многоквартирных домов Тверской области с указанием технических характеристик каждого дома. В системе доступна вся относящаяся к дому документация, поступающая в фонд: технические паспорта, акты технического состояния домов, акты разграничения балансовой принадлежности, экспертные заключения по лифтам и т. д.

— Формируются и отслеживаются муниципальные краткосрочные планы капитальных ремонтов, объединяющие по 200-400 домов каждый.

— Ведется реестр протоколов общих собраний собственников многоквартирных домов.

— Осуществляется подомовой учет проведенных капитальных ремонтов, отслеживаются финансовые расчеты по каждому дому с детальной разбивкой по суммам закрываемых работ в договорах и актам выполненных работ КС-2.

— Формируется сводная отчетность по выполнению муниципальных краткосрочных планов и стандартные формы отчетности для организации муниципального контроля

— В контуре документооборота за 1,5 года работы системы обработано 50 000 документов

— Для подрядчиков доступен реестр электронных аукционов со ссылками на внешнюю торговую площадку

— В информационной системе регулярно работают 70% сотрудников Фонда, сотрудники курирующего министерства и ГЖИ

— Организован доступ в систему всем муниципальным образованиям Тверской области в части домов, расположенных на их территории

— Реализована система мотивации сотрудников, отслеживаются общие и индивидуальные показатели эффективности

Сергей Бойков, генеральный директор Фонда капитального ремонта многоквартирных домов Тверской области: «Сотрудничество с „Адванта Консалтинг“ позволяет нашей компании непрерывно повышать производительность и совершенствовать бизнес-процессы. Это особенно актуально в условиях сохранения существующих темпов ежегодного двукратного увеличения объемов капитального ремонта. Так на втором этапе модернизации системы мы настроили контур „Финансы“. В настоящее время мы выполняем интеграцию с другими информационными системами и настраиваем „дашборды“ по основным направлениям деятельности. Планируем и дальше продолжать сотрудничество для повышения эффективности нашей компании и региональной системы капитального ремонта в целом».

Факты о системе

1500 проектов отслеживается в системе

до 20 задач в проектах (также используем справочники)

80 пользователей

2 типа проектов: контрактные проекты капитального ремонта и внутренние организационные проекты

Павел Лазаренко, ведущий руководитель проектов «Адванта Консалтинг»: «Проект для Фонда был примечателен тем, что Заказчик сам с большим интересом занимался моделированием системы. Совместными усилиями была произведена настройка контуров управления проектами капремонта домов и управления документооборотом, внедрение регулярных процессов по актуализации данных о ходе проектов.

В результате система позволяет видеть актуальную картину по всем проектам, повысить оперативность получения данных и структурировать подход к управлению. В целом, это помогло Клиенту выстроить прозрачную процедуру управления проектами капремонтов домов в своем регионе».

Хочешь всегда знать и никогда не пропускать лучшие новости о развитии России? У проекта «Сделано у нас» есть Телеграм-канал @sdelanounas_ru. Подпишись, и у тебя всегда будет повод для гордости за Россию.