Завершение проекта внедрения системы управления проектами ADVANTA в энергетической компании

 © dzen.ru

Уложиться в план-график проекта, завершить его в срок и не выйти за рамки бюджета — ключевые задачи проектного менеджмента. Однако согласно данным опроса, проведенного ГК ADVANTA в 2021 году, 34% организаций сталкиваются со срывом сроков и превышением бюджетов при выполнении проектов. Именно поэтому, чтобы не терять прибыль и не рисковать репутацией при работе с большим числом контрагентов, многие компании прибегают к автоматизации ключевых бизнес-процессов.

В мае 2023 года в АО «Новосибирскэнергосбыт» завершился проект внедрения комплексной системы управления проектами на базе платформы ADVANTA. Этот шаг позволит руководству компании быстрее принимать решения на основе проверенных данных и в будущем снизить процент проектов с отклонениями по срокам и бюджетам.

Справка о компании

АО «Новосибирскэнергосбыт» — единственный гарантирующий поставщик электроэнергии на территории г. Новосибирска и Новосибирской области. Предприятие отвечает за электроснабжение клиентов, закупая электроэнергию на оптовом рынке и регулируя ее поставку через договорные отношения с сетевыми организациями. Клиентами предприятия являются более 1,3 млн физических и 33 тысяч юридических лиц. За 2022 год выручка компании составила 48,1 млрд руб. Штат сотрудников превышает 850 человек.

Предпосылки к внедрению системы ADVANTA

Организация в стадии активного роста и в постоянном поиске современных цифровых сервисов, чтобы сделать жизнь своих клиентов удобнее и проще. Поэтому количество внутренних ИТ-проектов в Новосибирскэнергосбыт неуклонно растет. Сейчас в работе свыше 40 проектов со средним сроком реализации 7-9 месяцев.

Прежде, чем утвердить и запустить проекты в работу, в компании ведется отбор инициатив от различных подразделений и служб. Регистрировать и отбирать идеи для будущих проектов приходилось вручную, не было возможности оперативно получать информацию о статусе инициатив. Для компании повышение эффективности в работе с инициативами означало быстрее запускать в работу крупные прибыльные проекты и, соответственно, быстрее получать прибыль.

С помощью проектного подхода топ-менеджмент планировал автоматизировать основные процессы управления проектами и отбора перспективных идей. А проектному офису был необходим инструмент для поддержки методологии проектного менеджмента и качественного управления портфелем проектов.

До внедрения ADVANTA информация о статусах, сроках, бюджетах и ресурсах проектов велась в четырех разных системах: Jira, 1С, BPM, Confluence. Это создавало сложности с контролем и синхронизацией данных, возникали риски срыва сроков и перерасхода ресурсов. Подготовка сводных отчетов по проектам занимала много времени. У компании не было единого инструмента для коммуникаций и контроля проектов.ADVANTA стала единой средой для взаимодействия проектных команд, предоставила возможность автоматизировать сбор и формирование отчетности, получать необходимые данные по проектам в онлайн режиме с помощью встроенных отчетов и дашбордов.

Задачи, которые поставил заказчик перед внедрением системы

1. Снизить время на обработку информации по идеям и инициативам;

2. Сократить трудозатраты на подготовку и сбор отчетности;

3. Иметь четкую картину по бюджету проекта (утвержденный, законтрактованный, резерв и факт освоения бюджета);

4. Видеть загрузку руководителей проектов в режиме онлайн;

5. Оцифровать деятельность проектного офиса для смежных подразделений;

6. Контролировать соблюдение методологии;

7. Отслеживать наличие требуемой документации на каждом этапе проекта.

ADVANTA была выбрана в качестве корпоративной системы управления проектами, поскольку даже базовым функционалом позволяет решить поставленные задачи, имеет дружелюбный и понятный интерфейс, готовую технологию внедрения и опытную команду с многолетней экспертизой успешного выполнения проектов.

Что было сделано в процессе внедрения

• Создан механизм регистрации и единый реестр инициатив в системе. Снизилась нагрузка на проектный офис за счет дашборда, позволяющего в онлайн режиме анализировать информацию по всему реестру инициатив.

• В едином окне собрана информация по статусам всех проектов, что сокращает время на получение данных для принятия оперативных решений. Видна занятость руководителей проектов. Заказчики вовлечены в работу над проектами, ведется своевременная приемка результата по этапам жизненного цикла и контрольным точкам проекта.

• Созданы шаблоны проектов. Этот шаг помог ускорить и упростить планирование проектов, а также более эффективно соблюдать методологию за счет наличия контрольных документов по каждой КТ.

• Настроен модуль по управлению финансами и стоимостью проектов. Регулярный отчет по плану платежей, на основании которого данные попадают в платежный календарь компании, формируется автоматически. Раньше этот отчет собирал вручную администратор проектного офиса.

• На карточку проекта выведены необходимые виджеты по финансам. Это позволяет проектному офису и руководству компании сразу же оценить ситуацию и исключить ошибки при работе с бюджетом. За внесение данных теперь полностью отвечает руководитель проекта, финансисты участвуют только в согласовании бюджетных показателей. Нагрузка на сотрудников финансового отдела в значительной степени снизилась.

Каких результатов удалось достичь после внедрения

• Трудозатраты всех руководителей проектов на подготовку сводной отчетности снизились на 90%: с 50-60 часов ежемесячно до 4-5 часов.

• Качественное изменение в методологии проектного управления — ранее контрольные точки и отклонения по ним нигде не фиксировались.В ADVANTA появилось управление на уровне КТ и аналитика для принятия решений, в том числе еженедельный статус-отчет по проекту с зафиксированными задачами.

• На 87% (с 8 до 1 часа) сократилось время на подготовку презентаций к совещаниям по статусам проектов за счет структурированных данных на дашборде.

• Длительность поиска нужной информации (отчеты, прочие документы, статистические показатели) по проектам снизилась на 75% - с 4 до 1 часа.

• Внедрение системы ADVANTA позволило сократить одну штатную единицу в отделе бюджетирования и планирования (ОБиП).

Кстати, а вы знали, что на «Сделано у нас» статьи публикуют посетители, такие же как и вы? И никакой премодерации, согласований и разрешений! Любой может добавить новость. А лучшие попадут в телеграмм @sdelanounas_ru. Подробнее о том как работает наш сайт здесь👈