Информационные технологии

Оптимизация процессов при помощи российского ПО: рассказывает разработчик

Оптимизация бизнес-процессов — направление востребованное и перспективное. Однако возникает логичный вопрос: а как именно их оптимизировать и какой процесс для этого выбирать? На этот вопрос отвечает Александр Бочкин, генеральный директор Инфомаксимум — компании-разработчика собственных программных продуктов в области бизнес-аналитики.

Перед тем, как открыть бизнес, создатель должен как минимум понимать: как все должно работать, кто за что отвечает, сколько по времени должно делаться, какие ресурсы/технологии/инструменты при этом будут использованы. Алгоритм дополняется, совершенствуется и приходит к своему «полноценному» состоянию, становится неким стандартом. И по этому стандарту, как думает руководство, и осуществляется работа. Однако всегда ли это так? Нет.

Пример: интернет-магазин. Время подтверждения заказа — пятнадцать минут, это в два раза быстрее, чем у конкурентов. Логично, что покупатель, делая выбор в пользу этого магазина, соглашается на эти условия. За одним кликом прячутся:

регистрация заявки на товар;
поиск товара на складе;
формирование документации;
связь с клиентом

Все вроде бы просто, но: что, если количество заказов превысит возможности сотрудников? Или какая-то заявка, по невнимательности, будет пропущена? Неважно, сколько будет таких факторов, итог один: покупатель не получает обещанного.

Это может привести к:

оттоку покупателей (особенно, если ситуация повторяется);
репутационным убыткам;
уменьшению прибыли

Именно поэтому и нужна оптимизация — чтобы избавиться от всех факторов, негативно влияющих на бизнес-процессы. Но и резко кидаться в оптимизацию нельзя, действовать нужно пошагово. И первые помощники в этом — технологии.

Бояться нового не стоит, это доказывает опыт крупнейших мировых компаний. Сейчас наиболее актуальных направлений стоит отметить:

Process Discovery — технология, способная отслеживать, фиксировать и анализировать действия, которые осуществляет пользователь за своим компьютером. Это дает понимание фактически протекающей работы, делая акцент на работу сотрудников, и помогает проводить оптимизацию с точки зрения автоматизации (роботизация, искусственный интеллект и т. д.);
Process Mining — технология, способная «реконструировать» фактический процесс, сравнить его с прописанным в регламенте и выявить все уязвимые («узкие») места процесса.

Наша разработка Proceset — первая отечественная система класса process mining с возможностью использования алгоритмов process discovery. Сотрудничая с одним из ТОП-3 банков страны, мы исследовали процесс выдачи зарплатных карт и помогли увеличить скорость обслуживания клиентов на 30% благодаря:

собранным данным о пошаговом выполнении процесса (с помощью собственных агентов мониторинга);
глубокому и достоверному анализу самого бизнес-процесса на основе полученной информации;
определили зоны потенциальной оптимизации и развития.

Все это дало возможность:

найти перспективы для уменьшения ошибок на 13%;
обнаружить уязвимые места в процессе, которые удлиняют и повышают его стоимость;
выявить не несущие смысловой нагрузки в профильном ПО;
изучить нагрузку персонала, сформировать варианты повышения его производительности

Другой проект был связан со сканированием документов, казалось бы, не таким важным процессом. Специалисты компании-клиента самостоятельно разработали информационную систему, один из блоков которой был призван ускорить сканирование. Изучив процесс при помощи Proceset, мы определили, что нововведение в противовес планам замедлило его.

Вывод прост: не стоит бояться оптимизации, оглядываясь на некорректные примеры. Если подходить к этому системно, с умом и провести тщательную аналитику перед принятием важных управленческих решений — все обязательно получится.

Хочешь всегда знать и никогда не пропускать лучшие новости о развитии России? У проекта «Сделано у нас» есть Телеграм-канал @sdelanounas_ru. Подпишись, и у тебя всегда будет повод для гордости за Россию.