Корпоративный сервис, удобный, как Госуслуги

GANDIVA на рабочем столе сотрудника © Фото из открытых источников

Какие бы потребности ни возникали у сотрудников компании, по всем рабочим вопросам они общаются через единую цифровую платформу, точно зная сроки, в которые будет решена их проблема. Такая система оказалась не только удобной для работников, но и повысила конкурентоспособность предприятия.

Еще лет десять-пятнадцать назад для получения государственных услуг и сервисов россиянам приходилось тратить массу времени и сил, ходить по многочисленным госучреждениями, заполнять непонятные формуляры, сидеть в очередях, выясняя, что для решения их проблемы недостает какой-то справки, которую нужно добыть в очередной госконторе, чтобы начать сидения в очередях заново. Теперь все изменилось. Что бы ни требовалось вам от государства — регистрация недвижимости или автомобиля, начисление пенсии или пособия, расчет налогов, запись к врачу — достаточно оставить заявку на портале Госуслуг. В крайнем случае — прийти в ближайший МФЦ. Между тем, на многих предприятиях сохранилась старая, доцифровая система, когда сотрудникам для решения их проблем приходится ходить из кабинета в кабинет, сидеть в очередях, собирать подписи и справки… А можно ли в частной компании сделать взаимодействия сотрудников с офисными служащими такими же удобными, как на портале Госуслуг?

Можно. Схожая система воплощена в ГК «Агат». «Агат» — это один из крупнейших российских автодилеров, имеющий 106 дилерских центров в 19 городах страны. Еще в 2013 году ИТ-компания «Протон» начала внедрение здесь цифровой системы управления офисом GANDIVA.

GANDIVA — многофункциональная ИТ-система, в том числе, являющаяся единым окном коммуникаций. В настоящее время в ГК «Агат» трудятся около 5,5 тыс. сотрудников. Из них примерно 3,6 тыс. работают на компьютерах, куда GANDIVA устанавливается по умолчанию. Остальные скачивают мобильную версию системы для Android или iOS на личные смартфоны. При приеме на работу все сотрудники обучаются пользованию системой, но поскольку её интерфейс интуитивно понятен, обучение занимает минимальное время. А затем, каким бы ни был запрос сотрудника — подписать заявление на отпуск или отгул, оформить командировку, получить справку, пересчитать зарплату, отремонтировать используемое им оборудование и многое другое — этот запрос отправляется исключительно через GANDIVA. При этом сотрудник не знает и не хочет знать, кто будет отрабатывать его запрос, в какой службе он работает и в каком кабинете сидит, но точно знает, когда его проблема будет решена, и может через ту же систему обжаловать решение, если результат его не устроит.

Как это работает? GANDIVA интегрирована с 1С и другими информационными ресурсами ГК «Агат». Для каждой предоставляемой обслуживающими и вспомогательными подразделениями услуги или сервиса определены трудоемкость и максимальное время исполнения. Трудоемкость — это время, необходимое работнику для выполнения данной задачи. К примеру, на замену картриджа в принтере сотрудник ИТ-подразделения должен потратить не более 15 минут. А время исполнения — это сколько компания готова ждать. Для определения максимального времени исполнения руководство компании расставляет приоритеты. Ведь у сотрудника ИТ-службы могут быть и другие дела, которые нерационально бросать немедленно. Поэтому заменить картридж в принтере отдела продаж автосалона он должен не позднее, чем через час после поступления заявки, а в административно-хозяйственном отделе — не позднее, чем через четыре часа. Все заявки отправляются только через GANDIVA, время их появления фиксируется в системе, а исполненной заявка считается только после того, как работу принял её заказчик. При этом заявитель еще и ставит оценку качества исполнения его заявки.

Затратна ли такая система работы для компании? Наоборот. Она позволяет обеспечить существенную экономию за счет роста производительности труда в обслуживающих и вспомогательных подразделениях (бэк-офис). В ГК «Агат» система материальной и нематериальной мотивации руководителей подразделений бэк-офиса выстроена так, что лучшими считаются те, кто решают наибольшее количество задач наименьшими силами — ведь трудоемкость каждой операции определена, а общая выработка подразделений автоматически рассчитывается в интегрированной с GANDIVA системе 1С компании. Заработная плата офисных сотрудников также зависит от количества и качества выполненных ими услуг и сервисов. Поэтому руководители подразделений вместе со своими подчиненными регулярно работают над оптимизацией, ускорением и упрощением рабочих процессов, а в идеале — становятся инициаторами их автоматизации.

В результате, хотя за последние десять лет количество автосалонов ГК «Агат» увеличилось с 13-ти до 106, численность продуктивного персонала возросла почти на порядок, число офисных сотрудников практически не изменилось, а в некоторых подразделениях, например, в бухгалтерии — даже снизилась. При таком подходе компания только на фонде оплаты труда сотрудников бэк-офиса экономит ежемесячно десятки миллионов рублей. А значит, имеет ресурсы для развития. За последние полтора года, ставшими из-за западных санкций кризисными для авторынка страны, многие автодилеры прекратили свое существование, другие -сократили численность своих подразделений.

ГК «Агат» после введения западных санкций открыла в России 36 новых дилерских центров и гипермаркетов автомобилей.

Кстати, а вы знали, что на «Сделано у нас» статьи публикуют посетители, такие же как и вы? И никакой премодерации, согласований и разрешений! Любой может добавить новость. А лучшие попадут в телеграмм @sdelanounas_ru. Подробнее о том как работает наш сайт здесь👈