Корпорация ЭЛАР завершила один из крупнейших проектов по созданию цифрового фонда пользования для Государственного архива Воронежской области (ГАВО). В рамках двух этапов работ специалисты компании перевели в электронный вид более 511 тысяч страниц архивных документов, значительно расширив объем материалов, доступных пользователям в цифровом формате.

В состав массива вошли протоколы заседаний комиссий и градостроительного совета, документы по отводу земельных участков, нотариально заверенные материалы и другие документы. В ходе проекта выполнялась работа с рукописными и печатными документами различных эпох, черно-белыми и цветными оригиналами, документами форматов от менее А4 до А2 и крупнее.

Создание цифрового фонда пользования включало полный цикл технологических работ: подготовку архивных дел, расшивку и последующую сшивку документов, реставрацию поврежденных листов, бесконтактное сканирование, обработку графических образов, контроль качества, индексирование, формирование электронного информационного ресурса и его загрузку в государственную информационную систему Воронежской области «Информационно-поисковая система цифрового фонда пользования Архивного фонда Воронежской области».

Оцифровка выполнялась на отечественных планетарных сканерах ЭЛАР, обеспечивающих безопасную работу с документами различных форматов и степени сохранности. Используемые технологии позволяют бережно переводить в электронный вид ветхие архивные материалы без механического воздействия на оригиналы, сохраняя естественную цветопередачу и высокое качество изображений, соответствующее международным требованиям ISO, FADGI и Metamorfoze.

После завершения работ цифровые копии были интегрированы в информационно-поисковую систему, благодаря чему пользователи получили возможность быстрее находить необходимые материалы и работать с ними в электронном виде. Расширение цифрового фонда позволяет сократить использование оригиналов, повысить сохранность архивных документов и ускорить исполнение запросов исследователей и граждан.

Сотрудничество ЭЛАР и ГАВО продолжается более десяти лет. В 2014-2015 годах корпорация реализовала первый этап комплексной цифровой трансформации архива: внедрила автоматизированную систему управления архивной деятельностью, информационно-поисковую систему цифрового фонда пользования, электронный читальный зал и интернет-портал, а также выполнила масштабную оцифровку архивных документов. В последующие годы ГАВО последовательно развивал центр оцифровки, расширяя парк отечественных планетарных сканеров ЭларСкан и реализуя новые проекты по созданию цифровых копий оригиналов.

Новый проект стал одним из наиболее масштабных по объёмам оцифровки, а с учетом всех реализованных этапов в ГАВО создан один из крупнейших региональных цифровых фондов пользования, развитая информационная и технологическая инфраструктура.